Что дает цифровизация для исполнительной документации

Что дает цифровизация для исполнительной документации

Что дает цифровизация для исполнительной документации

Рубрика #напишут #цифорвизация #испольнительнаядокументация

С выходом ГОСТ Р 70108-2022 «Документация исполнительная. Формирование и ведение в электронном виде» у многих руководителей появилась надежда, что цифровизация поможет навести порядок с исполнительной документацией и сократит сроки ее подписания. Разработчики программного обеспечения и новых стандартов по цифровизации обещают решить все проблемы, плюс дать красивую картинку со статистикой и графиками для руководства с целью эффективного контроля процесса. Давайте порассуждаем о том, чего нет в презентациях разработчиков подобных программ.

Поможет ли цифровизация навести порядок в исполнительной документации?

У цифровиков есть одна очень точная фраза: "Если цифровизовать бардак – то получится цифровой бардак". В планировании необходимой документации на сегодня существует большой хаос. Не разработаны нормальные и рабочие перечни документации с точными ссылками на законы, стандарты и конкретные формы. Можно открыть предложенный перечень в СП 48.13330.2019 и убедиться, что никакой практической пользы он дать не может.

Проектировщик также не может составить нормальный перечень конструкций и сетей, на которые необходимо оформлять акты в проектной и рабочей документации. Большинство стандартов уже содержат данные перечни, что часто не согласуется с перечнем проектировщика. В результате участники строительства спорят до конца строительства о необходимости оформления того или иного документа. 

Со всем этим программы работать нормально не могут и при их широком внедрении останутся абсолютно те же проблемы с составом документации, что и были до этого.

Поможет ли цифровизация создать акт и устранить замечания? 

Предполагается, что документация будет создаваться, проверяться и подписываться в цифровом формате. Однако, давайте разберем процесс ведения документации по элементам (набор, проверки, устранение замечаний, подписание), чтобы понять, что цифровизиция может дать конкретного.

В части набора документа автоматизация исполнительной документации при помощи бесплатных офисных программ уже произошла и значительно повысила скорость. И дело здесь больше в наличии правильных шаблонов у исполнителя, в том числе по необходимым ссылкам на пункты стандартов по производству работ, которые имеет далеко не каждая программа. В некоторых случаях устранение замечаний бесплатными программами осуществляется быстрее, чем при помощи платных специализированных программ, с серверами где-то в другой стране, владельцы которых отключают к ним доступ, если просрочили оплату.

Поможет ли цифровизация проверить акт? 

Проверяется документация в цифровом виде так же, как и в бумажном, до освидетельствования, или сразу после. При этом необходимо одновременно открыть сразу несколько блоков документации (разрешительная, организационно-технологическая, рабочая, документация по входному и операционному контролю, общий и специальные журналы, а также, собственно, сам акт). На практике проверяющий глазами перебегает от одного документа – к другому, просматривая и пролистывая документы по нескольку раз. И при наличии только лишь одного монитора персонального компьютера, либо ноутбука, занятого актом ОСР, выполнить это будет много труднее.  Т.е. документацию в бумажном виде, скомплектованную в книге (папке) часто легче и быстрее проверить, чем разрозненные электронные файлы, которые нужно открывать и листать на одном мониторе.

Ну и в связи со значительной субъективностью документации, документ быстрее подписывается, если к нему «приделываются ноги», т.е. приходит исполнитель и снимает все вопросы, которые возникли у проверяющего. В цифровом формате, данная опция переходит в дистанционный формат и поэтому документ может чаще разворачиваться из-за несущественных замечаний, или просто из-за недопонимания.

Поможет ли цифровизация подписать акт?

Подписывалась документация ранее чуть ли не на спине мастера или бригадира непосредственно на месте освидетельствования. На данный момент, в связи со сложностью форм и выдачи бесконечных оформительских замечаний к документации, подобная процедура не реальна. Более того, для подписания ЭЦП необходимо соответствующее оснащение. И пока каждого специалиста, осуществляющего строительный контроль технического заказчика, а также представителя авторского надзора не оснастят планшетом с возможностью подписания ЭЦП, ему необходимо будет вернуться на рабочее место и подписать документ там. Т.е. в большинстве случаев подписать документ непосредственно на месте освидетельствования не получится, в отличие от документа в классическом бумажном виде. На линейных объектах данный факт еще более увеличивает сроки подписания документа.

Поэтому на каждом из этапов ведения исполнительной документации цифровизация едва ли может помочь чем-то, большим. Документация должна вестись без проблем в классическом бумажном виде. И если существуют такие серьезные проблемы, то нужно что-то делать с системой, а не пытаться это цифровизовать.

Возможные причины проблем

Причины тех гигантских отставаний в ведении документации следует искать не в отсутствии автоматизации или цифровизации, а совсем в другом. Основные проблемы начались с выходом РД 11-02-2006, где количество подписантов акта было увеличено с 3 до 5-7 человек, а объем данных акта увеличился в несколько раз. В результате такой объемный текст документа невозможно набрать без ошибок, а такую большую комиссию невозможно собрать на месте производства работ на множество совместных проверок (освидетельствований).

Кроме того, сейчас все пытаются цифровизовать общий журнал работ. При этом не ясно, зачем это делать с документом, который был изначально создан как амбарная книга для записей от руки? Не лучше ли разработать новую форму и порядок, сразу заточенные под цифровой формат?

Поэтому вся эта панацея с цифровизацией, к сожалению, является очередной попыткой увеличить эффективность строительства, по сути, ничего не меняя. Так было и с системой менеджмента качества ИСО 9000/9001, которая является просто надстройкой над существующей системой контроля, а сейчас выступает лишь в качестве маркетинга. И разработчиков программ здесь винить сложно, они просто зарабатывают на открывшихся возможностях.

Чтобы все сдвинулось, необходимо менять старую систему планирования строительного контроля, пересматривать порядок, функции, состав и формы исполнительной документации, сделать ее понятной и простой. А уже после можно и цифровизовать что-то, если денег не жалко.

Цифровизация может лишь показать руководству в красивых графиках, насколько все у нас плохо. Но это само по себе хорошо, потому что возможно после этого все-таки начнут задумываться о реальных реформах в строительной отрасли.

Мнение Александра Васильева, автора статей и публикаций по строительной тематике специально для Телеграм-канала "Просто о сметах"

Есть что дополнить, прокомментировать, сказать? Пишите: smety@all-smety.ru!

Возврат к списку статей
Что дает цифровизация для исполнительной документации