Философия списания материалов по форме М-29
И создал Бог прораба и увидел, что это хорошо!
Но приуныл прораб, слишком большая ответственность на нем, даже льготная пенсия в 45 лет перестала мотивировать, в общем жизни нет.
И создал Бог форму м-29 и дал он ее прорабу.
И увидел прораб, что м-29 – это хорошо!
И стал он жить припИваючи…
В интернете можете найти кучу материалов по списанию, статей из строительных и бухгалтерских журналов, вопросов-ответов всяких вестников. Тут же будет описано не инструкция, а больше теория и философия списания.
Что это такое — списание и форма М-29?
Списание — это с первого взгляда такая непонятная, пугающая вещь, из-за которой многие не хотят становиться прорабами, а став — хотят уйти в ПТО (старая иллюзия прорабов, типа в Пенсионно-технический отдел, ничего не делать сидеть в офисе). Проще говоря, это перенесение денег, потраченных на материалы, оборудование и изделия на стоимость строительства. Еще проще говоря, форма М-29 учитывает, что куплено и куда ушло, т.е. не потеряно, не украдено, а использовано в соответствии с проектом и нормами расхода материалов на стройке с привязкой к выполнению (процентовкой, т.е, М-29 делается параллельно ей). Еще проще простого: есть приход, а есть расход и наш расход уменьшает нашу прибыль на сумму перерасхода.
Вот для этого все и делается: чтобы нормировать и минимизировать затраты и соответственно сохранить прибыль. Есть физическое движение материалов, а есть движение материалов по бухгалтерии, по идее оно должно быть параллельным, но это только в сказках. Конечно, все намного сложнее чем описывается ниже, там проводки, счета и прочее.
Для чего она нужна?
Собственно, сама система списания материалов по идее не должна позволить производителю работ строить не по проекту, должна стимулировать его следить за экономным расходом материалов, грамотно его складировать, чтоб он не портился, смотреть чтобы его не свистнули, и вообще повышать культуру производства, вести учет, без которого не будет отчетности. Чтобы понять принцип, тут нужно немного разобраться в бухгалтерии и в движении материалов. Т.е. даже система списания косвенно, но часто самым наилучшим образом участвует в контроле качества строительства, это надо понимать и всегда помнить.С чего начать?
Чтобы списать материалы, нужно, во-первых, вести учет принятого (собирать накладные), дальше вести учет строящегося (монтируемого), чего сколько смонтировали и по какому проекту, разбираться в сметах, в расходе материалов и вести учет запроцентованного. Т.е. нужно вести учет и участвовать в отчетности. Записывать: что заказано, поставлено, получено, передано, возвращено, смонтировано, где перерасход, что пропало или испортилось.Заказ материалов
Вначале материалы заказываются. Это самый первый и ответственный момент, когда можно залезть в очень «глубокую Ж» и потом героически из нее вылазить. Все материалы на стройке считаются из проекта в соответствии с нормами расхода. Вот есть у вас проект (рабочая документация) дома, там определенное количество кирпичной кладки. Может даже в спецификации есть количество кирпича и раствора. В общем, можно списывать как в спецификации проекта, но часто спецификации нет, а есть только объемы (кирпичная кладка в кубах), тогда надежнее обратиться к смете.Где можно узнать количество материалов и их расход?
В смете указаны все объемы и все материалы, которые используются по нормам расхода. Грубо говоря, норма расхода – это норма на отходы и прочие потери. Например, если пересчитать объем бетона в кубах, то расход этого бетона будет на 2% больше. Т.е. объем конструкции из бетона – 100 м3, а расход бетона будет — 102 м3. И так практически на все.Вот когда-то давно ПТО не сидело на объекте и не делало исполняшку, а готовило и вело лимитно-заборную карту, ведомость материалов. Точнее, это левая часть формы списания М-29, где перечислены все конструкции в штуках, кубах или комплексах, объемы и материалы в соответствии с нормами расхода из тех же смет, ну или сами считали по нормам (по тем же, по каким эти нормы сметы разработаны). Это ну очень облегчает работу мастеру и прорабу.
Ему остается лишь заказать материалы по этой табличке, потом отмечать сколько куда пришло и ежемесячно вместе с выполнением (процентовкой) списывать эти материалы. Сейчас часто ПТО левую часть М-29 просто не делают, а прораб об этом не знает и мучается сам, делая М-29 как может. В результате ПТО, или бухгалтерия (если ПТО нет или они не проверяют М-29) с этим же хаосом и разбирается.
Если заказ материалов производится хаотично, разными людьми, «задваивается», то материал может прийти больше, чем заложено в проекте, может прийти, во-первых, не вовремя и производитель работ попросту возьмет какой найдет (есть в наличии), часто не проектный. Во-вторых, при заказе еще можно неправильно посчитать норму расхода и заложить «свой процент», чтоб застраховаться, там 20-30%, даже так бывает. Ну и в-третьих, когда бывает бардак или задержки по зарплате, работяги, или даже ИТР пытаясь отбить свое пребывание на работе, начинают выносить все что плохо лежит.
Работа снабжения
Предположим, что сделали заявку все-таки на то и в нужном количестве. Дальше снабженец должен разместить заказ. Тут тоже могут быть проблемы. Снабженцам в небольших фирмах можно вообще не платить зарплату, потому что они живут на «агентских вознаграждениях» в районе 2-10% от суммы заказа, по-простонародному — откат. Если в фирме несколько снабженцев и они не дружат друг с другом, то звоня на завод, который уже работает с данной фирмой «новому» снабженцу скорее всего откажут, ну такая этика у них, работают с одним человеком. А материал надо купить и получить свои агентские.Что делать если нужный материал есть только на этом заводе, который может быстро его выслать, потому что надо вчера и все сроки профуканы? Нужно заказать аналог! Так вот, снабженцы часто так делают, звонят или даже не ставят в известность и потом говорят, мол нереально такое купить, а давайте вот другое.
Если вы зайдете в интернет, то с легкостью найдете нужный материал, и цена устраивает и сроки, но ваш снабженец упорно не может найти его. Это только значит, что снабженец хочет откат именно со своего проверенного завода и подсовывает вам то, что есть в наличии именно там. В противном случае ему нужно заново налаживать связи, договариваться и прочие риски.
Приход материала
Предположим, что снабженец заказал то, что нужно. А завод может прислать не то. С этого момента должен работать отдел контроля качества и проверять, что приходит и соответствует ли это проекту. Если на объекте проверять некому, тогда материал выгружают на складе, он какое-то время может пролежать и когда наступит момент его монтажа, то в «Ж» клюет тот самый петух и прораб бегает и не знает, что делать. Или тоже не парится и просто использует это непроектное или некачественное Г… в работу.Но, это мы забежали чуть вперед. Когда материал приходит на склад, его принимают на баланс и он по бухгалтерии начинает «висеть» на складе. Приходные документы — товарно-транспортная накладная форма ТОРГ-12. Если ее подписывают — поставщику оплачивают заказ и его проблемы заканчиваются, а начинаются у склада (если что не так). Бывает еще больше одного склада и тогда начинаются всякие перемещения с одного на другой… Но это уже детали.
Тут начинается движение материалов по бумагам. Материал на складе, его должны провести учетчики или там кладовщики, поставить на баланс в программе 1С на основе приходных документов. Вот тут может возникнуть проблема, когда материал нужен очень быстро, а провести учетчикам нужно очень много, стопки накладных лежат на столе или шкафу и ждут очереди. Короче материал тащат на стройку, а на баланс материал еще не поступил (по бумагам не проведен).
Что происходит, когда материал берут со склада?
Будем считать, что материал поставили на баланс на склад. Дальше, приходит прораб и уже по заявке получения со склада ему отписывают материал (если такая форма заявки вообще заведена в фирме). Еще одно место, где можно попасть. По идее, кто заказывал материал, тот и должен его получить, это в идеале. Тогда все просто и понятно. Но на практике заказывал один, берет другой и начинается… Материал взяли не туда и не тот.Если все-таки материал взяли тот, в нужном количестве и туда, то должно возникнуть следующее движение — материал должны со склада переместить (отписать) на материально-ответственно лицо (МОЛ). У этого лица (мастера, прораба) должен быть договор МОЛа. Естественно, тут так же материал если не поставили на баланс на склад, то и отписать МОЛу — не могут, а тут пожаловались директору там или главному инженеру, он звонит начальнику склада, материт его, и он приказывает кладовщику отдать материал тому, кто за ним пришел.
Вот если так делается, то проблемы начинаются серьезные уже у склада, ни один МОЛ не хочет брать на себя материалы, чем меньше возьмет, тем меньше на нем может зависнуть денег, тем меньше ему надо следить за этими материалами, ходить проверять, охрана там, гемор короче. И тем меньше потом надо с себя списывать. Хотя, при таком раскладе у прораба на балансе часто появляются материалы даже без его подписи или ведома.
Именно поэтому склад старается как можно быстрее и больше отдать материала в работу, на площадку, чтобы за него отвечали уже не они, и, если бы его не дай боже утащили или сломали, отвечал бы за это тоже не они.
Кроме того, тут нужно очень внимательно следить за действиями кладовщиков, потому что некоторые очень ушлые могут хитро писать в накладной одно количество, а по факту передавать меньше. Делается это часто по незнанию или когда не разбираетесь в единицах измерения. К примеру, по накладной одна шт — это упаковка, т.е. возьмете одну изоленту, а распишетесь за упаковку. Поэтому нужно сверять все с товаротранспортными накладными. Или часто внаглую обвешивают как на базаре, когда нет времени и/или желания все досконально считать и проверять.
Также нужно не забывать кому какие материалы дали в долг, бывает коллеге на другую стройку чего-то не хватило, бывает на этой же стройке с другой фирмы попросили «дашь-на-дашь». Короче, в крайнем случае можно будет переписать материал по накладной, чтобы списывал его уже этот товарищ (если вы с одной организации).
Когда и что списывать?
Дальше — самое интересное: материал начинает свой путь с прорабом – берется в работу и монтируется или там для чего-то используется. Наступает отчетная дата, обычно 25 число месяца, прораб считает, что и сколько сделано, ПТО набирает формы КС-2, КС-3, КС-6а на выполнение (процентовку) и вот тут он должен списать на эти объемы (деньги) – использованные материалы по форме М-29.Часто учетчики не провели перемещение со склада на МОЛа, и какой-то материал так же не попал в ведомость, и не стоит радоваться, оно потом позже обязательно появится! Идите на склад показывайте копии накладных и требуйте, чтобы провели материалы, чтобы вы их показали с выполнением. Копии накладных нужно обязательно хранить! Что не использовали – отдать на склад и накладную так же в папочку.
Конечно, часто бывает, что израсходовали чего-то много больше, чем по нормам по объективным причинам. Тут предусмотрен акт списания вне норм расхода, на него делается ссылка в М-29. Ну и во всех фирмах отношение к списанию очень разное. Где-то стараются все списать под ноль и лояльно принимают формы, где-то бухгалтерия не пропускает трубу с разницей в толщине стенки в 0,5мм. Где-то вообще бухгалтерия делает списание без формы М-29, а где-то их возят по ресторанам и поют дорогим коньяком, чтобы их величество просто соизволило хотя бы посмотреть документы.
Если прораб правильно заказал материал, потом он правильно закупился снабженцем, правильно пришел и вовремя оприходовался, правильно взялся со склада и туда смонтировался, то это еще полдела! Материал должен пройти по бухгалтерии большой круг: БАЛАНС СКЛАДА – МОЛ – СТРОЙКА (ТОРГ-12 – накладная на МОЛа — М-29 – акт списания).
Как списывать?
Часто видел на стройках некоторые товарищи берут просто выгружают со сметы материалы (в Гранд-Смете есть такая функция), в М-29 и типа вот мы сделали форму. Это хренотень, хотя если нет выхода, то бывает прокатывает и такое.Дело в том, что М-29 – это ежемесячный отчет МОЛа (прораба, мастера), а списывают уже актом на списание. Вообще вот эта форма М-29, не обязательно, т.е. фирма должна сама для себя ее утвердить или даже поменять какую хочется. На самом деле бухгалтера могут смотреть на этот отчет как на подсказку, потом самим сделать акт на списание и дальше проводку, и в таком случае может для них будет достаточно выгрузки с Гранд-сметы.
А могут смотреть на М-29, как на четкий документ и шаг вправо или влево – просто не спишут. Выгрузка из Гранд-сметы никогда не даст точного понимания что куда ушло и самое интересное вместо чего, потому что в сметах даже основные материалы (не говоря уже о расходных) могут не совпадать с проектом по маркам. Есть еще М-19, но ее часто вообще не делают и не ведут за ненадобностью.
Списывать надо конкретно закупленные материалы, брать их с ведомости МОЛа и разносить, проставлять номера накладных, по которым оно все приходило. Вот когда разносишь, именно тогда и видишь разницу в названии материалов, в количестве. Что-то получается «раскидать», а что-то остается. Если этого не сделает прораб, то тогда эту работу будет делать за него бухгалтер, а оно ей надо? Тут надо вспоминать или искать, куда же еще можно списать эти остатки. Списывать лучше так, как идет по бухгалтерии, даже если коряво написано, потому что девочкам в бухгалтерии плевать вообще на правильность, и они ориентируются на то, как оно пишется именно у них в 1С. Не совпадает одна буковка – не спишут. Поэтому точно, как там, ну или по первичным учетным документам, если не знаете как у них в 1С.
И вот основная проблема, что движение (физическое) материала от заявки до монтажа сильно опережает движение бухгалтерское. Фактически материал бывает смонтирован, а на баланс не поставлен, тогда его и списать нельзя. Бывает стройка заканчивается, а материал как грибы появляется на балансе склада. Уже стройку сдали, все деньги выбрали, а они вылазят даже через год или два. Это учетчики и кладовщики находят не проведенные накладные, либо сверки с поставщиками делают и это вылазит вот такими сюрпризами. Обычно делают служебную записку с указанием причины «в связи с поздним оформлением приходных документов прошу принять форму М-29 к выполнению за ноябрь…».
В идеале, когда прораб готовит объемы к выполнению, он должен проверить висит ли на нем материал, который он хочет с объемами по выполнению забрать, если нет, то надо идти по цепочке и толкать склад чтобы ставили на баланс и дальше на МОЛа. Ну а если прораб так же уехал на другую стройку, то это за него обычно делает ПТО.
Бывает и наоборот, материл проводится вовремя, все смонтировано, можно списывать, а исполнительной нету!!! И подать на процентовку нельзя, вернее подать то можно, подписать нельзя. А бывает смета кривая и подписать по ней КСки нельзя, только много позже после корректировки смет, повторного прохождения гос.экспертизы и заключения доп.соглашения. В таких случаях в фирме могут ввести систему «внутреннего» выполнения, когда мы не процентуемся у заказчика, но показываем, чего и на сколько мы выполнили, чтобы списать материалы, чтобы прораб мог уехать на межвахту без долгов или уволиться.
Форма М-29 нужно только для нашей поставки и сдается в бухгалтерию. Делается только на основные материалы, на малоценные (малоценка) делаются разовые акты списания.
Как списывать поставку заказчика?
Вот когда практически вся поставка своя, это одно, можно косячить, закупать по нескольку раз одно и то же и потом списать. Но если поставка заказчика, то тут уже все много хуже. Поэтому при возможности всякие трудносчитаемые вещи, расходники и прочую мелочь отдают, а подрядчик старается взять в поставку, потому что оно все по факту никогда не сойдется по количеству с проектом. Порядок движения материалов, какие формы при этом подписываются могут быть довольно разными у каждой фирмы, но принцип всегда один и тот же. С материалами поставки заказчика примерно то же самое. Только там вместо М-29 чаще бывает ВПДМ – ведомость переработки давальческих материалов, которая подается заказчику вместе с формами КС-2, КС-3 и КС-6а.И там уж точно, если вашей фирме заказчик не отписал оборудование (материалы), то лучше это не процентовать в этом месяце, а запроцентовать позже, когда все появится. Потому что если вы с выполнением не подали ВПДМ, то (бывает) заказчик не принимает эту форму позже и может попытаться с вас снять денежки на стоимость этого оборудования. Читайте договор!
Что будет, если не списывать?
Не списанный материал чреват не только геморроем для прораба, он попросту не сможет уволиться. На несписанный материал начисляются налоги, поэтому в своевременном списании заинтересованы все. Поэтому прорабы часто дружат со всеми, кладовщиками, учетчиками, бухгалтершами, носят им постоянно шоколадки и коньяки, чтобы процесс не стопорился.Что должно проверять ПТО?
Вот в теории, для этого прорабов всегда должен проверять ПТО:
- на стадии заказа материалов (чтобы заказал то, что нужно и сколько нужно). Вот тут будет больше всего косяков, тут должен начинаться самый первый контроль качества, чтобы потом было меньше переделок или согласований);
- на стадии прихода материалов на склад (больше отдел контроля качества, чем ПТО);
- на стадии получения со склада (чтобы не брали не туда, хотя кто их остановит?);
- на стадии списания (чтобы не списали лишнего, хотя задачи могут поменяться и списать нужно наоборот, все что осталось висеть на складе).
Какие проблемы со списанием могут быть из-за рабочей документации и изменений?
Если все делать не по проекту, не тем и не так, то сто процентов Ж удесятерится. Вот именно поэтому есть у строителей золотое правило: "Чтобы не было п…дежу – делай все по чертежу". Именно поэтому плохой проект, плохо проработанный и просчитанный, либо постоянно меняющийся проект с кучей изменений, может быть проблемой как при заказе материалов, так в последствии и с их списанием.Это бывает часто примерно так: рабочку поменяли, поменялись материалы, количество, а смета осталась старой. Соответственно фактически выполненные работы будут соответствовать актуальному проекту (рабочке), хотя не факт, не будут соответствовать смете и формам КС-2, КС-3 и КС-6а, соответственно они не будут соответствовать вашей форме М-29. Вот когда проект меняется вынужденно, это понятно, но, когда прораб сам что-то меняет и не потому что он не может, а потому что лень, тогда он обрекает себя на кучу гемора: согласования изменений, которое могут и не согласовать; исполнительная, которую могут не подписать; выполнение, которое могут зарубить и наконец, списание, которое может не произойти из-за всего предыдущего. И конечно же, если все это вместо прораба делает ПТО, то обрекает он не себя, а ПТО. Именно поэтому там, где высшее руководство не понимает всю цепочку, занимается попустительством прорабов, лишь бы они давали объемы, к концу строительства они вместе загоняют все в такую глубокую Ж, выбраться из которой очень и очень сложно и долго.
Что еще можно делать с М-29?
Всю жизнь отчет по М-29 был кладезем бабла! И грамотные прорабы воруют всегда с прибыли, а не с убытков. На стройке всегда что-то не используется, может что-то использоваться меньше, чем процент расхода, может чем-то замениться в крайнем случае. Они просто более детально просчитывают этот самый расход и заказывают меньше, ровно столько, сколько нужно, либо потом все равно в сумме выходят на общий объем с расходом. Договариваются с поставщиком, чтобы в накладных было больше (все по нормам), разницу пополам (закон!). Ну или просто лишнее — себе дачу строить. Бывает, прорабы имеют у себя на складе лишнее с прошлых объектов, чтобы как раз перекрывать перерасход на текущем. Если прораб не будет делать всех этих приписочек, то он не сможет покрывать все эти перерасходы, из-за брака, плохой организации работ, хищений, вандализма и прочих неприятных вещей, ничего не спишет и останется должным. А так, конечно, это не кабель пилить или бензин сливать, тут тямой шевелить надо.Если дают деньги на закупку, просто набирают в магазинах чеки на материалы, которые они не будут использовать, но которые заложены в сметах и потом спокойно их списывают. Вот для этого нужно дружить уже с ПТО.
Конечно, особо упоротые, там грунт могут см на 10 не снять, чтобы бетона меньше было, или лом кирпичей в бетон, но это уже в ущерб качеству и безопасности построенного.
Кто должен, а кто может делать списание?
Должен делать мастер с прорабом (начальником участка), дальше на основе формы М-29 бухгалтер или инженер ПТО делает акт на списание. Кто на что горазд, где бухгалтера занимаются списанием полностью, где-то прораб с бухгалтером, где-то как положено — прораб-ПТО-бухгалтер. Все в зависимости от того, кто что умеет, может, хочет, позволит себя заставить. На больших стройках основная проблема не в том, что с прораба не списано, а в том, что на складе в конце стройки будет много чего висеть. И тут без ПТО не обойтись. Желательно чтобы это была аккуратная кропотливая девушка с опытом работы или знаниями бухгалтерии и 1С.Нужно знать движение материалов и документов, уметь пользоваться 1С, знать нормы расхода или где их искать, собирать свои базы со всякими справочниками и нормативами по списанию.
Списание металла
Многие не знают, что есть такое КМД — конструкции металлические деталировочные. По идее, когда заказывают конструкции на заводе по проекту КМ, после этого сам завод проектирует КМД, в результате чего все веса уточняются и меняются. Заказывают один вес, а КМД выходит на больше или меньше, уточняются метизы (болты, гайки и шайбы) и списывать уже нужно это, а не то, что было по КМ. Часто КМД не разрабатывают и привозят металл профилями из этого все лепят на месте. Конечно, лучше еще откорректировать сметы, это бывает кладезем ДОПиков. Если КМД разработать как следует, то там даже тип шва с длиной будет, с разбивкой на монтажный и заводской, это чтоб можно было посчитать электроды и потом даже оплатить лаборатории за контроль швов.Зачем это все надо?
Вот когда будете представлять вместе с физическим движением материалов – их бухгалтерское движение, то и будете понимать, где произошла затыка, кого нужно толкнуть, или постоянно бодрить, кого попросить, чтобы принял на себя материалы чтобы тут же списать и прочее, а кому принести коньяк или достаточно шоколадки.Так вот, если отчеты по М-29 забрать у прораба, то начинается бардак, и самое главное ухудшается то самое качество, за которым все гонятся, ибо только деньги, висящие на оборотной ведомости могут правильно мотивировать прораба строить именно тем чем нужно по проекту и бережно все расходовать.
Александр Карпушкин, SPIN-код: 6275-9795, AuthorID: 1114061. Специально для телеграм-канала "Просто о сметах". Публикуется без корректировок с согласия автора и разрешения редакции канала. Есть что дополнить, прокомментировать, сказать? Пишите: smety@all-smety.ru!